Nasze Usługi Doradcze
Oferujemy usługi doradcze dla organizacji realizujących projekty techniczne i inżynierskie.
Nasze wsparcie polega na analizie procesów biznesowych i projektowych funkcjonujących w organizacji oraz identyfikacji obszarów, które wpływają na efektywność realizowanych projektów.
W ramach doradztwa analizujemy m.in. sposób planowania projektów, zarządzanie zakresem, komunikację w zespołach projektowych oraz proces podejmowania decyzji. Na tej podstawie przygotowujemy rekomendacje oraz plan działań usprawniających prowadzenie projektów w organizacji.
Naszym celem jest wskazanie rozwiązań, które pozwolą zwiększyć przewidywalność projektów, ograniczyć ryzyko opóźnień oraz poprawić współpracę pomiędzy uczestnikami procesu projektowego.
Analiza procesów biznesowych i projektowych w organizacji
Ten przewodnik pomaga przygotować się do procesu analizy oraz wyjaśnia, czego należy się spodziewać podczas analizy procesów i po jej zakończeniu.
Cel Analizy
Celem analizy procesów jest dokładne zrozumienie firmy oraz jej specyficznych potrzeb w kontekście wdrożenia systemu ERP. Analiza pozwala na:
-
Określenie celów zarządu związanych z procesem zarządzania, w którym system ERP może odgrywać istotną rolę jako oprogramowanie wspierające procesowe zarzadzanie funkcjonowaniem firmy.
-
Zrozumienie fundamentów biznesu i sposobów generowania zysków, oraz strumieni i skali przepływów, co jest niezbędne dla zrozumienia kontekstu i prawidłowego określania wpływu poszczególnych obszarów na działanie firmy.
-
Przeanalizowanie narzuconych schematów sprawozdawczych bez względu na to, czy są one narzucone z zewnątrz, czy też stanowią wewnętrzne standardy.
-
Przegląd i udokumentowanie narzędzi i praktyk stosowanych przez zarząd do nadzoru nad firmą w celu poszukiwania obszarów o dużym potencjalne na udoskonalania i wypracowania propozycji zaspokojenia potrzeb u usprawnień w funkcjonowaniu firmy na wszystkich poziomach organizacji.
-
Określenie specyficznych celów biznesowych i potrzeb firmy na każdy poziomie zarządzania i z uwzględnieniem specyfiki działania poszczególnych zespołów/działów i jednostek organizacyjnych.
-
Analizę dodatkowych działań firmy, które mogą wpływać na wdrożenie i określenie zasadności realizacji wdrożenia oraz zmian w funkcjonowaniu firmy.
-
Przygotowanie przykładowego środowiska działania firmy w celu przedstawienia na konkretnych przykładach i danych firmy rzeczywistości funkcjonowania firmy i interakcji pracowników na różnych stanowiskach z oprogramowaniem w trakcie wykonywania zadań i codziennych czynności w firmie.
Przygotowanie Klienta
Przed rozpoczęciem analizy, prosimy o przygotowanie następujących informacji i materiałów:
-
Cele Zarządu: Jasne określenie celów związanych z wdrożeniem nowego systemu. Przystępując do analizy nasz zespół dąży do zrozumienia potrzeb i przygotowania odpowiedzi na pytanie, czy wdrożenie systemu ERP w firmie jest zasadne, a jest tak zawsze wtedy, gdy system przyczynia się do zaspokojenia potrzeb i osiągnięcia celów firmy w taki sposób, że koszty utrzymania i używania oprogramowania (nie tylko koszty bezpośrednie, ale także koszty czasu potrzebnego na wprowadzanie i przetwarzanie danych przez pracowników firmy) są wielokrotnie niższe niż zyski z wdrożenia oprogramowania. Do znalezienia odpowiedzi na to pytanie znajomość celów i definicja potrzeb są niezbędne.
-
Struktura Organizacyjna: Schemat organizacyjny firmy, w tym główne działy i ich funkcje.
-
Dokumenty Finansowe i Raporty: Przykładowe raporty stosowane obecnie w firmie oraz schematy sprawozdawcze.
-
Przykłady Projektów: Dokumentacja dotycząca kilku realizowanych projektów, w tym harmonogramy, budżety oraz raporty z postępu.
-
Narzędzia Zarządcze: Opis używanych narzędzi do zarządzania projektami, zasobami i dokumentacją. Jeśli w firmie występują rozwiązania systemowe, przekazanie instrukcji lub procedur z systemu zarządzania będzie bardzo pomocne, jeśli nie to lista stosowanych narzędzi będzie także wystarczająca, nawet jeśli w różnych zespołach są stosowane różne narzędzia to cenną informacją będą nazwy tych aplikacji i przyczyna ich użycia.
Efekty Analizy
Po zakończeniu analizy procesów w firmie nasz zespół przygotowuje:
-
Raport Podsumowujący: Szczegółowy raport zawierający wnioski z analizy oraz zalecenia dotyczące wdrożenia systemu ERP.
-
Rekomendacje: W przypadku rekomendacji pozytywnej nasz zespół przedstawi wstępnie skonfigurowane środowisko przykładowe dla firmy, w przypadku sugestii odstąpienia zespół przedstawi argumentację przemawiającą za odstąpieniem od wdrożenia.
-
Plan Wdrożeniowy: Propozycję harmonogramu oraz zakres prac wdrożeniowych.
Podsumowanie
Analiza procesów biznesowych i projektowych może być kluczowym krokiem w procesie wdrażania systemu ERP, który pozwala na dostosowanie rozwiązania do specyficznych potrzeb firmy, szczególnie w przypadku gdy implementacja rozwiązania typu Plug and Plan nie jest jednoznacznie oczywista. Przygotowanie odpowiednich materiałów oraz otwarta współpraca z naszym zespołem pozwoli na efektywne przeprowadzenie analizy i osiągnięcie optymalnych rezultatów. Rozumiejąc wrażliwość przekazywanych informacji jesteśmy oczywiście gotowi do zawarcia umowy o zachowaniu poufności przed rozpoczęciem analizy procesów, możemy zaproponować własny wzór takiej umowy lub oprzeć się na dokumencie przygotowanym przez firmę rozważającą przeprowadzenie analizy procesów.